Organiser une réunion, un atelier, une formation ou un séminaire est souvent plus complexe qu’il n’y paraît.
Le choix de la salle joue un rôle clé : un lieu adapté favorise la concentration, la créativité, l’efficacité… et évite bien des imprévus.
Pour vous aider à choisir l’espace idéal, voici la check-list complète de tout ce qu’il faut vérifier avant de réserver une salle de réunion.
1. La capacité de la salle
Avant tout, assurez-vous que la salle peut accueillir confortablement le nombre de participants prévu.
Posez-vous ces questions :
La salle est-elle adaptée à un petit groupe ou à un grand atelier ?
Les participants peuvent-ils circuler facilement ?
Y a-t-il plusieurs configurations possibles (théâtre, U, cercle, travail en petits groupes) ?
Conseil : prévoyez toujours un peu plus d’espace que nécessaire pour créer une ambiance fluide et agréable.
2. L’équipement disponible
Une bonne réunion = du matériel qui fonctionne. Vérifiez systématiquement :
Écran / vidéoprojecteur
Paperboard ou tableau blanc
Connexion Wi-Fi stable
Prises électriques accessibles
Système audio (si besoin)
Matériel d’écriture (stylos, feuilles, post-it…)
Sans oublier les accessoires bien-être qui font la différence : coussins, lumières adaptées, ventilation, chauffage ou climatisation.
3. Le confort et l’ambiance générale
Un environnement agréable influence la qualité des échanges. Pensez à vérifier :
La luminosité naturelle
Le confort des chaises
La possibilité d’ouvrir les fenêtres
L’isolation phonique
La décoration ou l’énergie du lieu
Un lieu chaleureux permet aux participants de se sentir à l’aise et ouverts.
4. L’accessibilité et l’emplacement
L’emplacement est essentiel, surtout si les participants viennent de différents endroits :
Stationnement disponible ?
Accès transports ?
Entrée PMR (personnes à mobilité réduite) ?
Direction claire pour trouver la salle ?
5. Les services inclus ou optionnels
Certaines salles incluent des prestations qui facilitent la vie :
Pause café / thé
Collations ou repas
Accès extérieur (jardin, terrasse)
Accès cuisine
Accès WC privatifs
Vérifiez ce qui est inclus dans le tarif et ce qui est en supplément.
6. Les conditions de réservation et d’annulation
Pour éviter les mauvaises surprises :
Quel est le montant de l’acompte ?
Quels sont les délais d’annulation ?
Peut-on modifier la date facilement ?
Quelle est la durée minimale de location ?
7. La confidentialité
Important pour les coachings, ateliers sensibles ou réunions stratégiques.
La salle est-elle totalement privatisée ?
Y a-t-il une possibilité de croiser d’autres groupes ?
L’isolation préserve-t-elle les échanges ?
8. La disponibilité de l’hôte ou du support sur place
En cas d’imprévu, avoir quelqu’un sur place est un vrai plus.
Une personne est-elle disponible à l’arrivée ?
Y a-t-il un contact direct en cas de souci technique ?
Bien choisir sa salle de réunion permet d’organiser un événement fluide, professionnel et agréable pour tous les participants. En suivant cette check-list, tu t’assures de ne rien oublier et de créer les conditions idéales pour un moment productif et inspirant.
Envie de réserver une salle de réunion dans un cadre calme, chaleureux et fonctionnel ? Cliquez ici pour réserver votre salle de réunion 👇
